智慧的人類 智慧的地球——智慧的會議

    將智慧的會務(wù)管理系統(tǒng)、音頻、視頻、燈光、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備與會場環(huán)境緊密結(jié)合，通過科學(xué)地設(shè)計、精心地安裝調(diào)試，全面滿足使用功能需求，使會場效果達(dá)到最佳的系統(tǒng)。

    我們根據(jù)招標(biāo)文件的功能要求并且結(jié)合時下多媒體會議系統(tǒng)的發(fā)展趨勢，采用美國、丹麥、澳大利亞、英國的新型政府及企業(yè)有效的實施了“智慧的會議”的計劃。

    會議預(yù)訂及審批：

    1、 會議預(yù)訂可以通過WEB瀏覽器登錄后直接進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)訂，個人電腦無需安裝任何終端軟件。

    2、 在會議預(yù)訂時，預(yù)訂人員可通過查詢會議室及其設(shè)備的狀態(tài)、會議通知、預(yù)定情況等相關(guān)信息瀏覽會議室的預(yù)定情況。

    3、 在會議預(yù)訂時，系統(tǒng)能夠提供會議室基本信息，包括會議室名稱、地點、容納人數(shù)、設(shè)施情況、位置、圖片等信息，當(dāng)預(yù)訂人員進(jìn)行預(yù)訂、選定會議室時，系統(tǒng)同時顯示會議室的名稱、面積、狀態(tài)、類型、位置等信息，使預(yù)訂人員更直觀更快捷地選擇會議室；能實現(xiàn)會議室分組、分批管理。

    4、 有自動審批功能，以先到先得原則進(jìn)行審批，系統(tǒng)能檢測到會議室的預(yù)訂情況，自動批轉(zhuǎn)該申請。

    5、 為了處理重要會議情況，系統(tǒng)具有手動審批功能；會議預(yù)訂過程中，系統(tǒng)管理員能夠進(jìn)行人工干預(yù)，例如會議室預(yù)留、人工審批、強(qiáng)制取消預(yù)訂等等。

    6、 會議審批通過后，預(yù)訂人員可以在網(wǎng)上選擇發(fā)布會議預(yù)訂信息：會議名稱、會議地點、會議時間、會議通知等；并可以預(yù)先上傳會議內(nèi)容供參會人員提前下載觀看。

    通知發(fā)布：

    1、 系統(tǒng)可與信息發(fā)布系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)，能夠自動將預(yù)訂好的會議基本信息（會議名稱、會議地點、會議內(nèi)容等）適時地發(fā)布于相應(yīng)會議室的電子顯示屏上，方便參會人員查找會議室。

    2、 系統(tǒng)可與郵件服務(wù)平臺、短信服務(wù)平臺互聯(lián)，自動把會議通知和會議相關(guān)信息通過郵件或短信的方式發(fā)給會議的參會人員。同時通過自動回復(fù)功能系統(tǒng)能夠自動確認(rèn)接收人員是否收到。

    3、 如會議地點、時間發(fā)生變化或者會議被取消，系統(tǒng)能夠自動根據(jù)會議變更內(nèi)容通過郵件、短信方式通知參會人員。

    4、 離會議開始10分鐘前，系統(tǒng)能夠通過郵件、短信等方式自動提醒會議的出席人員，保障會議能夠準(zhǔn)時開始。

    包括會議信息和會議通知的存儲和發(fā)布、后勤服務(wù)內(nèi)容安排、

    設(shè)備管控平臺運(yùn)行在服務(wù)器上，它實現(xiàn)了設(shè)備控制驅(qū)動程序的管理、自然語言向控制指令的翻譯、受控設(shè)備的狀態(tài)監(jiān)控與故障報警。

    以太網(wǎng)同步確認(rèn)處理器放置在會議室內(nèi)，通過網(wǎng)絡(luò)與設(shè)備管控平臺連接，接收設(shè)備管控平臺的指令并執(zhí)行，同時回送各種設(shè)備的狀態(tài)指令。以太網(wǎng)同步確認(rèn)處理器通過國際工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)指令控制會議室各種設(shè)備：投影、音響、會議、窗簾、燈光、吊架、空調(diào)、攝像機(jī)、電視、矩陣、錄播設(shè)備等各種受控設(shè)備，同時基本兼容目前市場上各種集中控制系統(tǒng)。

    數(shù)據(jù)統(tǒng)計及查詢：

    1、 能夠通過多種方式查詢（名稱、時間、參會人員等等）會議類型及會議室的情況等；

    2、 能夠查詢會議跟蹤事項的辦理結(jié)果（包括設(shè)備故障維護(hù)、系統(tǒng)更新等）

    3、 能夠統(tǒng)計本項目中的會議室總數(shù)

    4、 能夠統(tǒng)計出故障及使得率最高及最低的會議室

    5、 能夠統(tǒng)計出出勤及缺勤率最高的員工

    6、 能夠統(tǒng)計出故障及使用率最高及最低的設(shè)備

    7、 能夠統(tǒng)計每間會議室的使用率、使用時間及故障率

    8、 能夠統(tǒng)計設(shè)備的使用率、故障率及維護(hù)率

    9、 能夠按年按月統(tǒng)計各部門使用會議室的情況及出勤率

    10、能夠按年按月統(tǒng)計個人召開會議的情況及出勤率

    11、能夠按年按月統(tǒng)計某單位會議室的情況

    12、能夠按年按月統(tǒng)計后勤服務(wù)費用支出及收入等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和分析。

    13、能夠統(tǒng)計某項目的會議次數(shù)、會議時間、會議記錄參會人數(shù)

    14、能夠統(tǒng)計某單位開展會議的時間、參會人數(shù)、會議費用及后勤服務(wù)費用（餐飲、水果、點心、文具等）

    15、系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)χ匾�受控的設(shè)備進(jìn)行監(jiān)控，實時掌握其運(yùn)行狀態(tài)。一旦發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，可立即通知相應(yīng)的維護(hù)人員進(jìn)行處理；系統(tǒng)支持7*24小時無人值守，自動監(jiān)控和管理會議室運(yùn)行情況。

    16、系統(tǒng)存儲有重要設(shè)備的基本信息，方便管理人員對會議室及設(shè)備維護(hù)情況進(jìn)行查詢，系統(tǒng)還支持到期維護(hù)自動提示功能，定期提醒廠商維護(hù)人員對設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)。

    17、系統(tǒng)能自動實時記錄會議室使用情況、系統(tǒng)運(yùn)行狀況等相關(guān)數(shù)據(jù)并自動生成日志報告供會議日志查詢、會議記錄查詢及下載會議內(nèi)容文檔。

    選用一套集會議預(yù)定統(tǒng)籌、會務(wù)集中管理、設(shè)備智能控制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析為一體的會務(wù)管理系統(tǒng)，它就是協(xié)立智能會務(wù)管理中心。通過綜合管理軟件與以太網(wǎng)同步確認(rèn)處理器結(jié)合使用可實現(xiàn)：會議簡單快捷預(yù)定、通知高效及時發(fā)布、后勤服務(wù)自動統(tǒng)籌、會議過程自動提示、參會人員自動確認(rèn)、各種設(shè)備智能控制、故障維護(hù)自動報警、會務(wù)管理智能高效、會務(wù)人員統(tǒng)計分析等功能。通過該系統(tǒng)我們完全可以實現(xiàn)會議全程智能化、自動化、電子化、保障會議中心的高效運(yùn)行。

    通過把智慧酒店、智慧企業(yè)、智慧政府等系統(tǒng)的建設(shè)把大樓相關(guān)事務(wù)的管理與會場設(shè)備的自動控制有機(jī)地結(jié)合起來，以簡單的管理操作完成繁鎖的工作任務(wù)，提高工作效率，減少差錯率，節(jié)省成本。

    今天，有9層企業(yè)就像這樣，使用過時的信息做決策，但在未來，只有哪些洞擦敏銳，分析準(zhǔn)確，決策迅速的企業(yè)才能成為市場中的勝利者，協(xié)立正為此而努力。我來自Shine-Jet（協(xié)立）讓我們共建智慧的會議。