中小企業(yè)怎么用網(wǎng)絡(luò)會(huì)議？

    目前各中小型企業(yè)在運(yùn)營(yíng)管理中，本部與千里之外的駐點(diǎn)機(jī)構(gòu)總是通過(guò)各種固定報(bào)告和電話來(lái)進(jìn)行溝通和解決問(wèn)題。遠(yuǎn)程管理是每個(gè)企業(yè)的難點(diǎn)，有實(shí)力的企業(yè)用OA系統(tǒng)，但其操作成本與適應(yīng)難度比較大，強(qiáng)行使用起來(lái)也容易流于形式。

　　筆者將工作實(shí)踐中的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議運(yùn)作方法與心得稍加整理，意在與業(yè)界同仁分享。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議低成本遠(yuǎn)程管理實(shí)現(xiàn)交流的一種形式，不但實(shí)現(xiàn)了“秀才不出門(mén)便知天下事 ”，且做到了“不必三顧茅廬而縱論天下，不必渡江涉水而舌戰(zhàn)群儒”。我們的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議意義在于現(xiàn)代化企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代化手段高效、快捷的溝通與管控；及時(shí)處理市場(chǎng)問(wèn)題，溝通運(yùn)營(yíng)思想的平臺(tái)。以下是我們使用騰商網(wǎng)絡(luò)會(huì)議這一管理工具的特別定位：

　　第一：使大家感覺(jué)到我們是一個(gè)協(xié)作團(tuán)體，感覺(jué)到企業(yè)友人的存在；

　　第二：是市場(chǎng)銷(xiāo)售工作中突發(fā)事件的解決窗口；

　　第三：是優(yōu)秀工作經(jīng)驗(yàn)交流、典型案例推廣的平臺(tái)；

　　第四：是上級(jí)對(duì)隊(duì)員近期工作檢閱的一種手段。

　　并針對(duì)銷(xiāo)售部、市場(chǎng)部以及聯(lián)席會(huì)議的頻次做出了具體要求。

　　提示大家：1、對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的課題不要貪大求全，即避免網(wǎng)絡(luò)交流的缺陷，針對(duì)一、兩個(gè)問(wèn)題談深談透；2、會(huì)議內(nèi)容不要太多，時(shí)間控制在兩小時(shí)以?xún)?nèi)；3、會(huì)前的組織工作要做好，確定會(huì)議主題后下發(fā)會(huì)議通知，確認(rèn)與會(huì)人員收到通知并準(zhǔn)備會(huì)議所用資料；4、保證會(huì)議簡(jiǎn)潔而高效——有效組織會(huì)議秩序，提前發(fā)函公布會(huì)議主題（簡(jiǎn)潔且不寬泛），應(yīng)是與會(huì)人員感興趣且共同關(guān)注的話題。

　　明確會(huì)議主持與會(huì)議記錄人員責(zé)權(quán)：根據(jù)會(huì)議不同層級(jí)、不同主題會(huì)議主持人有不同責(zé)權(quán)范圍。

　　第一、為避免會(huì)議期間與會(huì)人員用昵稱(chēng)影響交流，要求會(huì)議期間須用真實(shí)姓名——統(tǒng)一姓名。

　　第二、為避免與會(huì)人員交流中使用的口語(yǔ)和語(yǔ)氣助詞影響記錄文案整理和決議下達(dá)，要求會(huì)議期間須使用書(shū)面語(yǔ)言發(fā)言——統(tǒng)一語(yǔ)言。

　　第三、為明確會(huì)議主題并保證會(huì)議能夠順利進(jìn)行，要求會(huì)上發(fā)言須圍繞主題并遵守發(fā)言秩序——統(tǒng)一主題。

　　第四、為保證會(huì)議秩序，使用“全場(chǎng)靜音”，助力根據(jù)會(huì)議的需要安排參會(huì)者有序發(fā)言。

　　會(huì)議記錄人員將會(huì)議內(nèi)容整理成會(huì)議記錄文案，以便于備份和上傳、下達(dá)，作為報(bào)告系統(tǒng)的補(bǔ)充部分。

　　集中性的大會(huì)優(yōu)點(diǎn)是面對(duì)面感受公司的人文氣氛，傳導(dǎo)企業(yè)方針，但是幾乎沒(méi)有機(jī)會(huì)來(lái)傾聽(tīng)隊(duì)員對(duì)問(wèn)題的闡述，更看不到他們的新鮮思路。而分層次的、以橫向溝通為主的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議則是隊(duì)員們恰當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)自己的好機(jī)會(huì)。廣開(kāi)言路，感受隊(duì)員的參與狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)隊(duì)員可塑之處，互動(dòng)啟發(fā)，群策群力，并可從中獲取更多的知識(shí)。

　　網(wǎng)絡(luò)會(huì)議形成初期由我本人主持召開(kāi)，但在發(fā)展過(guò)程中發(fā)現(xiàn)由我的助理來(lái)主持效果更好，即網(wǎng)絡(luò)會(huì)議由我命題但并非我來(lái)主持召開(kāi)。助理主持有以下優(yōu)點(diǎn)：1、保持會(huì)議有序進(jìn)行；2、更寬松的時(shí)間安排，如確定保證會(huì)議氣氛寬松活躍。同時(shí)作為管理者游離在會(huì)議之外，站在另一個(gè)高度上來(lái)審視可能發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，根據(jù)主力提供的會(huì)議記錄文本運(yùn)用自己的閱讀能力對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行集中解決。由此達(dá)到組織會(huì)議的目的。

　　現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)會(huì)議已經(jīng)成為我們公司的一種有效溝通方式，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議已經(jīng)成為各系統(tǒng)、各層級(jí)之間的小型而高效的功能性會(huì)議。我們將會(huì)議分門(mén)別類(lèi)，有駐外內(nèi)勤、代表、經(jīng)理、主管等等各層面，豐富多樣的會(huì)議各種主題。俗話說(shuō)管理由鋼筋構(gòu)成，而企業(yè)文化則是填補(bǔ)鋼筋與砂子的溶物，而特殊的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議正是對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)中剛性管理的一種彌補(bǔ)。

　　活學(xué)活用現(xiàn)代信息工具與現(xiàn)代管理學(xué)工具的結(jié)晶產(chǎn)物，因地制宜，將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技與企業(yè)運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀有效結(jié)合并加以充分運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)我們遠(yuǎn)程管理的目標(biāo)。