多媒體會(huì)議和協(xié)同辦公將成主流通信手段

    在不久以前，對(duì)于員工和遠(yuǎn)程工作人員來(lái)說(shuō)，能用電子郵件進(jìn)行通信是企業(yè)的一大優(yōu)勢(shì)。而現(xiàn)如今，電子郵件幾乎像取暖和照明設(shè)備一樣普遍，大多數(shù)的員工，尤其是腦力勞動(dòng)者把電子郵件視為他們工作環(huán)境中一個(gè)不可缺少的部分。一些人可能認(rèn)為，在很久以前電話就已成為了辦公室主流設(shè)備，但在某方面來(lái)講，它仍與電子郵件一樣占有同樣重要的地位。

    如今，正如電子郵件的發(fā)展和變化一樣，集會(huì)議、協(xié)同辦公和企業(yè)級(jí)通信為一體的多媒體解決方案也在經(jīng)歷著同樣的轉(zhuǎn)變。在20世紀(jì)末21世紀(jì)初，多媒體工具被產(chǎn)品經(jīng)理、銷售主管、醫(yī)院管理者、藥學(xué)研究員，政府、官員、軍事管理者以及培訓(xùn)師用于進(jìn)行遠(yuǎn)程工作時(shí)與同事溝通的特殊工具，且不會(huì)有行程問(wèn)題的困擾�，F(xiàn)在，這些應(yīng)用進(jìn)入到了桌面運(yùn)用階段：使用簡(jiǎn)單、成本低廉、方便迅捷、功能強(qiáng)大。隨著多媒體會(huì)議解決方案使用障礙的逐漸減少以及整個(gè)商業(yè)環(huán)境強(qiáng)大的推動(dòng)作用的影響，多媒體會(huì)議將成為主流通信手段。僅僅在去年一年中，Alcatel、Avaya、Cisco、IBM、Microsoft、Nortel、Oracle和Siemens等公司都先后宣布為企業(yè)桌面系統(tǒng)增添新的解決方案。

    無(wú)論你就職于任何行業(yè)，你的成功在很大程度上取決于你所做出決策的成敗，以及員工實(shí)施這個(gè)決策的能力和方法。然而，通信質(zhì)量問(wèn)題直接決定著決策的制定與實(shí)施。在大多數(shù)的商業(yè)案例中，往往是變化總比計(jì)劃快，只有更好地溝通才能帶來(lái)更好的決定，在實(shí)施這些決定時(shí)，也能產(chǎn)生更好的結(jié)果。多媒體會(huì)議和協(xié)同辦公作為下一代的通信工具將大大提高企業(yè)的溝通效率，彌補(bǔ)電話和電子郵件不夠完善的地方。

    多媒體會(huì)議和協(xié)同辦公將會(huì)幫助你的公司對(duì)一些客戶需求做出快速回應(yīng)，解決售后服務(wù)等問(wèn)題，并對(duì)面臨的市場(chǎng)機(jī)遇做出反應(yīng)，為激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)做好充分準(zhǔn)備。無(wú)論你是否贊成多媒體會(huì)議將會(huì)為您的企業(yè)降低成本，提高生產(chǎn)力，多媒體會(huì)議解決方案都會(huì)像電話和電子郵件那樣成為貴公司在全球經(jīng)濟(jì)環(huán)境中進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)必不可少的一個(gè)工具。因此，我們面臨的問(wèn)題不是應(yīng)不應(yīng)該向多媒體會(huì)議投資，而是哪種類型的多媒體會(huì)議方案對(duì)您的公司最有用，也就是說(shuō)，如何以最高效的方式來(lái)開展多媒體會(huì)議。

一、多媒體協(xié)同辦公的優(yōu)勢(shì)

    如果用一句話來(lái)概括多媒體會(huì)議的優(yōu)勢(shì)，毋庸置疑，可以用“多媒體會(huì)議大大提高了生產(chǎn)效率”來(lái)表示。新型的商業(yè)溝通工具以兩種不同，卻有著互相內(nèi)在聯(lián)系的方法提高了生產(chǎn)力。

    多媒體會(huì)議解決方案的第一個(gè)是優(yōu)勢(shì)是，許多協(xié)同辦公解決方案能夠減少交通成本，從而為企業(yè)創(chuàng)造多方面利益。除了航空費(fèi)、乘車費(fèi)、住宿費(fèi)這些花費(fèi)明顯降低外，多媒體會(huì)議還能為企業(yè)節(jié)省更多的寶貴時(shí)間。當(dāng)公司領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到要耗費(fèi)一天半的行程去參加一個(gè)僅僅半小時(shí)的會(huì)議所需要的成本時(shí)，他們將會(huì)對(duì)目前的音視頻網(wǎng)絡(luò)會(huì)議為他們節(jié)約的成本嘆為觀止！

    多媒體會(huì)議解決方案的第二個(gè)優(yōu)勢(shì)就是其更快捷、更高效的溝通和問(wèn)題解決能力。這些電子會(huì)議工具可以使身在異處的團(tuán)隊(duì)工作人員更加容易相互合作，共同解決問(wèn)題，保持進(jìn)程同步，最終促使新產(chǎn)品在短期內(nèi)進(jìn)行市場(chǎng)循環(huán)。因?yàn)樵诋?dāng)今競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)中，產(chǎn)品快捷地進(jìn)入市場(chǎng)是占領(lǐng)市場(chǎng)的一個(gè)重要因素。具備用戶在線信息的即時(shí)通信系統(tǒng)使員工能夠更準(zhǔn)確地與合作伙伴溝通，使員工在不浪費(fèi)更多的電子郵件溝通的情況下，就能及時(shí)解決用戶遇到的問(wèn)題，大大降低了員工工作的難度，提高了客戶的滿意度。

    網(wǎng)絡(luò)工具使人力資源經(jīng)理、產(chǎn)品經(jīng)理、市場(chǎng)總監(jiān)以及其他管理者能夠隨時(shí)保持溝通，發(fā)布新品或者進(jìn)行視頻培訓(xùn)，同時(shí)也能按照自己的意愿選擇會(huì)議或培訓(xùn)的時(shí)間和地點(diǎn)。顯而易見，在多媒體會(huì)議為我們帶來(lái)的眾多益處中，除了尚可估計(jì)的差旅費(fèi)外，其他一些好處也無(wú)法估量。從前企業(yè)主要依靠手工勞動(dòng)，那時(shí)的生產(chǎn)效率很容易評(píng)估，然而進(jìn)入知識(shí)時(shí)代后，評(píng)價(jià)生產(chǎn)力高低就不是那么容易的事情了。實(shí)際上，企業(yè)的產(chǎn)出總要是由勞動(dòng)質(zhì)量的高低來(lái)衡量，而不是勞動(dòng)的多少來(lái)評(píng)價(jià)。更快捷、更明智的決策，更好的客戶服務(wù)，更低廉高效的內(nèi)部培訓(xùn)，更快的信息傳遞速度，更強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)組建能力，更好的合作伙伴關(guān)系、客戶關(guān)系都是幫助企業(yè)保持良好的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的必需因素。電子化會(huì)議工具使人們能夠無(wú)需親臨，但又能保持密切高效的溝通，更好地平衡工作與生活之間的關(guān)系。在不久的將來(lái)，我們希望多媒體會(huì)議工具能成為挖掘客戶、維護(hù)客戶關(guān)系的重要工具，并大規(guī)模進(jìn)入市場(chǎng)應(yīng)用。

以下這些案例將講述多媒體會(huì)議和協(xié)同辦公在企業(yè)中的實(shí)際運(yùn)用。

◆ 一家總部位于芝加哥的公司打算雇請(qǐng)一位西部地區(qū)經(jīng)理。此時(shí)，該公司就可以通過(guò)視訊工具行初步篩選，而不需要讓求職者飛越千山萬(wàn)水趕過(guò)來(lái)。通過(guò)視頻面試，市場(chǎng)部、銷售部以及技術(shù)部的領(lǐng)導(dǎo)都能夠選擇自己方便的時(shí)間對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行面試，然后通過(guò)初試的人員再飛到芝加哥進(jìn)行面對(duì)面的面試。這種面試方式的好處主要有：（1）能夠初試更多人員；（2）無(wú)需進(jìn)行更多的安排就能獲取更多管理人員的意見和信息；（3）應(yīng)聘人員可以節(jié)省更多的費(fèi)用。

◆ 某公司位于東部的市場(chǎng)部和位于西部的技術(shù)部每周都要開例會(huì)，使每個(gè)員工對(duì)公司目前面臨的問(wèn)題、新進(jìn)程和最近的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)變化有著清晰的了解。然而，有的員工經(jīng)常在家里工作，有些員工經(jīng)常都在外出差，為了滿足各個(gè)部門不同的需求，就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、手機(jī)、電腦甚至PDA來(lái)召開會(huì)議，并且可以隨時(shí)安排會(huì)議，進(jìn)行演講和語(yǔ)音討論，而不必讓大家都使用某種特定設(shè)備。部門成員之間有了及時(shí)頻繁的溝通，各部門進(jìn)行的項(xiàng)目就更容易達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，并且在頭五周內(nèi)就贏得了新產(chǎn)品的第一個(gè)客戶訂單。

◆ 一家律師事務(wù)所接到了一個(gè)案子，該公司通過(guò)可視電話把身在遠(yuǎn)方的證人的證詞錄制下來(lái)，以備開庭使用。同樣，在開始之前，也使用視訊工具取證或進(jìn)行相關(guān)事務(wù)。在整個(gè)案子進(jìn)程中，少用了一個(gè)專家三個(gè)工作日的時(shí)間，同時(shí)也節(jié)省了差旅費(fèi)。

◆ 在某家公司召開的區(qū)域經(jīng)理大會(huì)上，公司CIO要就最近財(cái)務(wù)狀況和短期項(xiàng)目問(wèn)題進(jìn)行一個(gè)小時(shí)的演講，CIO不必飛到芝加哥，就可以通過(guò)同步網(wǎng)絡(luò)會(huì)議對(duì)所有報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)覽。節(jié)約的成本=差旅費(fèi)+一個(gè)工作日=3000美元。

◆ 某公司以主要產(chǎn)品剛上市的時(shí)候，市場(chǎng)部通常都得派出80名銷售人員進(jìn)行兩天市場(chǎng)培訓(xùn)；使用了具有視訊功能的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議以后，市場(chǎng)部只需花90分鐘的時(shí)間就能進(jìn)行三天的新產(chǎn)品培訓(xùn)。大概節(jié)約了7500美元，也就是90%的費(fèi)用，而且銷售人員也不必離開自己的工作崗位。

二、CEO 如何推動(dòng)多媒體會(huì)議的運(yùn)用

    我們的經(jīng)驗(yàn)表明，在多媒體會(huì)議和協(xié)同辦公成功開展的背后，有兩個(gè)至關(guān)重要的因素。這兩個(gè)因素使企業(yè)廣泛推廣多媒體會(huì)議和協(xié)同辦公工具，鼓勵(lì)用戶更加頻繁使用這些工具，從而保證企業(yè)從對(duì)這些工具的投資中獲取最大利潤(rùn)。

    CEO或任何高層管理者要做的第一步就是任命一個(gè)產(chǎn)品主管，負(fù)責(zé)多媒體會(huì)議和協(xié)同辦公解決方案的調(diào)查和投資問(wèn)題，該主管應(yīng)與公司的各個(gè)部門不同級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)溝通，明白公司的真正需要。然后，該主管再與IT部門或者網(wǎng)絡(luò)管理部門進(jìn)行合作，分析在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)部署這些新解決方案的應(yīng)用狀況。最后，該主管還需要對(duì)可利用的產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行全面掌握，把相關(guān)人員聚集在一起，共同討論如何滿足企業(yè)不同部門的不同需求。

    對(duì)于一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的企業(yè)來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)具有了極其重要的作用。因此，高層領(lǐng)導(dǎo)的支持在推動(dòng)多媒體會(huì)議和協(xié)同辦公的應(yīng)用中，起著關(guān)鍵的作用。CEO或者其他高層主管推動(dòng)公司內(nèi)多媒體通信應(yīng)用的主要方式應(yīng)是身體力行，在整個(gè)企業(yè)中起帶頭作用，自己率先使用多媒體通信技術(shù)，讓其他經(jīng)理認(rèn)識(shí)到自己在提倡這些前沿的解決方案的應(yīng)用，以減少公司運(yùn)營(yíng)成本，并提高生產(chǎn)力。CEO的目的之一就是在企業(yè)內(nèi)推廣多媒體會(huì)議和協(xié)同辦公解決方案，普及這些工具的使用。

三、多媒體通信如何進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用

    首先，企業(yè)應(yīng)任命一個(gè)多媒體會(huì)議/協(xié)同辦公主管，這個(gè)主管在公司的地位應(yīng)該高于一般的經(jīng)理，并有權(quán)利指揮較有威望的部門經(jīng)理和高級(jí)主管。

◆ 讓主管組建一個(gè)委員會(huì)，并申請(qǐng)企業(yè)投資，同時(shí)調(diào)查目前可利用的產(chǎn)品和服務(wù)。這個(gè)委員會(huì)應(yīng)該對(duì)會(huì)議室和桌面系統(tǒng)的視頻、網(wǎng)絡(luò)、音頻和及時(shí)通信系統(tǒng)進(jìn)行仔細(xì)考察，并征求員工的意見，看他們更適合何種解決方案，那些功能和特性對(duì)他們來(lái)說(shuō)更為有用。如果公司的地理位置比較分散，更應(yīng)該考慮大范圍的網(wǎng)絡(luò)開展。

◆ 不要因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)管理員的反對(duì)而停止多媒體會(huì)議和協(xié)同辦公的開展。最初，網(wǎng)絡(luò)管理員會(huì)認(rèn)為多媒體會(huì)議具有高度風(fēng)險(xiǎn)性，會(huì)給自己的工作帶來(lái)的麻煩，沒有任何好處。但是，對(duì)于多媒體會(huì)議和協(xié)同辦公的長(zhǎng)期成功應(yīng)用來(lái)講，IT管理部門的參與是一個(gè)關(guān)鍵的因素，因此要讓IT部門明白高層領(lǐng)導(dǎo)也非常贊同這些方案的應(yīng)用，協(xié)同辦公也是企業(yè)系統(tǒng)中不可缺少的一部分。

◆ 弄清公司從系統(tǒng)集成商、咨詢機(jī)構(gòu)、服務(wù)提供商、托管服務(wù)提供商和設(shè)備提供商處能分別滿足什么需要，何時(shí)做測(cè)試，在將來(lái)能夠獲取哪些其他服務(wù)，并對(duì)不同設(shè)備和綜合性解決方案的演示胸有成竹。

◆ 最后，在廣泛運(yùn)用這些解決方案前，制定一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃，盡可能解決將會(huì)遇到的問(wèn)題。

四、結(jié)束語(yǔ)

    成功的經(jīng)理人士都必須為全球化的市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)做好充分準(zhǔn)備，為員工創(chuàng)造更好的環(huán)境，在這種環(huán)境中更加高效地應(yīng)對(duì)突如其來(lái)的市場(chǎng)變化。多媒體會(huì)議和協(xié)同辦公應(yīng)用將是創(chuàng)造這種環(huán)境的重要工具，提供了方便快捷的信息獲取方式，把決策制定過(guò)程一體化，是企業(yè)提高生產(chǎn)力的鑰匙。

    多媒體通信使企業(yè)克服了時(shí)間和空間障礙問(wèn)題，虛擬團(tuán)隊(duì)使“地理”概念化為悟性，而這些新的通信工具卻開創(chuàng)了高效的電子化辦公模式。多媒體會(huì)議和協(xié)同辦公應(yīng)用不僅僅取代了勞碌的差旅，還為企業(yè)提供了更好的通信和工作模式，不僅為腦力勞動(dòng)者提供了信息交換方式，還提高了工作互動(dòng)性。企業(yè)CEO應(yīng)該在企業(yè)中起到帶頭作用，在平衡工作和生活情趣的同時(shí)，為公司創(chuàng)造更高價(jià)值的生產(chǎn)方式，提高員工情緒并與客戶進(jìn)行良好的溝通。