從華泰保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)探保險(xiǎn)行業(yè)視頻會(huì)議選擇

    隨著中國保險(xiǎn)業(yè)進(jìn)入深化改革、全面開放、加快發(fā)展的新階段，保險(xiǎn)業(yè)服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的領(lǐng)域越來越廣，承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任也越來越重。未來我國保險(xiǎn)業(yè)將由外延式發(fā)展向內(nèi)涵式發(fā)展轉(zhuǎn)型，完善主體多元、競爭有序的市場體系，豐富保險(xiǎn)產(chǎn)品創(chuàng)新，拓寬營銷渠道和服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)水平，促進(jìn)中國保險(xiǎn)業(yè)提高科學(xué)發(fā)展和服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全局的能力，是保險(xiǎn)業(yè)企業(yè)的職責(zé)。

    在具有廣闊發(fā)展前景和潛力的大環(huán)境下，華泰保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)站在行業(yè)前端，通過一系列手段優(yōu)化其市場競爭機(jī)制，其中一項(xiàng)包括其整體信息化系統(tǒng)的規(guī)劃和建設(shè)，而作為公司信息化先行工具的視頻會(huì)議，華泰保險(xiǎn)經(jīng)濟(jì)很早之前就意識(shí)到視頻會(huì)議是企業(yè)會(huì)議應(yīng)用的一種必然趨勢，其節(jié)省的不僅僅是由會(huì)議引起的差旅成本，其理想的溝通效果更是節(jié)省了大量時(shí)間成本、提升了管理效率。通過拜訪，華泰保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)信息部黃肖經(jīng)理為筆者詳盡再現(xiàn)視頻會(huì)議建設(shè)情況。

    選型前：必要充分的調(diào)查對(duì)比

    在12年前華泰使用的是軟件系統(tǒng)，黃肖認(rèn)為軟件是較為初級(jí)的產(chǎn)品，也是企業(yè)視頻會(huì)議應(yīng)用的入門級(jí)產(chǎn)品。事實(shí)證明，隨著華泰自身業(yè)務(wù)的壯大，以前的純軟件系統(tǒng)雖能滿足基礎(chǔ)功能，但已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上企業(yè)實(shí)際日益頻繁和高要求的溝通了。身擔(dān)選型重任的信息部出具了一份詳細(xì)的《網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議調(diào)查》，升級(jí)改造勢在必行。

    根據(jù)該報(bào)告，現(xiàn)行市面上的視頻會(huì)議主要分為自建和運(yùn)營(即租用)兩種模式，終端的實(shí)現(xiàn)主要有純軟件、純硬件 、軟硬件結(jié)合這三種方式，清晰度上主要有高清和標(biāo)清兩種，而高清是主流趨勢。報(bào)告須以可靠依據(jù)給出建設(shè)方案：使用哪種合理模式？哪種終端來實(shí)現(xiàn)？哪些改造及輔助設(shè)備？哪些費(fèi)用構(gòu)成？以此實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的會(huì)議需求。

    1. 軟件還是硬件？！

    根據(jù)報(bào)告純軟件形式的系統(tǒng)主要存在以下不足：

    (1).使用上缺乏傻瓜式(自助式)，即操作并不簡單；

    (2).協(xié)同上演示文稿除了需要導(dǎo)入外還需要轉(zhuǎn)換格式，導(dǎo)致文檔中相關(guān)動(dòng)畫及視頻元素的丟失，即會(huì)議效果打折扣；

    (3).需自行購買攝像頭、電腦、采集卡、麥克風(fēng)、音響設(shè)備、等音視頻輔助設(shè)備；

    (4).升級(jí)方面有可能出現(xiàn)各點(diǎn)版本不統(tǒng)一的現(xiàn)象。

    而純硬件方面，報(bào)告給出的分析如下：專業(yè)卻并不貼合實(shí)際需要，單單從造價(jià)上來說性價(jià)比不高。如選國外知名品牌，若僅按一期30點(diǎn)計(jì)算每個(gè)點(diǎn)起碼需要5.8萬，國內(nèi)品牌起碼需要4.4萬/點(diǎn)，甚至不知名的品牌也需要2.7萬/點(diǎn)。

    2. 自建還是租用？！

    自建相對(duì)租用，調(diào)查報(bào)告給出更為詳細(xì)的對(duì)比參考：

    (1).網(wǎng)絡(luò)帶寬及適應(yīng)性：

    自建對(duì)網(wǎng)絡(luò)帶寬要求比較苛刻，20個(gè)分支要跑起高清的話至少要50M，而租用模式則只需維持現(xiàn)狀即可，即公司各點(diǎn)帶寬滿足2~10M即可。自建用的是企業(yè)專網(wǎng)，租用則用互聯(lián)網(wǎng)公網(wǎng)，南北互通(南電信北聯(lián)通)的問題也自然通過了租用運(yùn)營模式解決了而不需要企業(yè)自己解決。且公司及下屬分公司的網(wǎng)絡(luò)改造需通過集團(tuán)審批，較為繁瑣。

    (2).建設(shè)周期：

    由于自建需要部署MCU，硬件需要安裝調(diào)試試運(yùn)行，不低于20個(gè)工作日全國各分支無法鋪展開來，再加上網(wǎng)絡(luò)改造至少需要2個(gè)多月。而相比之下，租用的運(yùn)營模式只需要現(xiàn)場網(wǎng)絡(luò)環(huán)境勘測、硬件終端安裝、聯(lián)網(wǎng)調(diào)試，各地滿足基本網(wǎng)絡(luò)條件即可先用起來再考慮個(gè)別地點(diǎn)的簡單網(wǎng)絡(luò)升級(jí)問題，如此只需10個(gè)工作日即可全面鋪開。

    (3).主要成本構(gòu)成：

    根據(jù)公司以前使用純軟件的情況加上報(bào)告的分析，純軟件方式基本被排除。而自建純硬件方式除了一次性投入外，還有很多后續(xù)的投入，根據(jù)公司一期實(shí)際需要費(fèi)用計(jì)算需好幾百萬。除終端設(shè)備費(fèi)、MCU費(fèi)、網(wǎng)絡(luò)改造費(fèi)用等，還有很多系統(tǒng)維護(hù)、人力投入、擴(kuò)容的成本必須考慮。如果中心點(diǎn)帶寬以20萬每年計(jì)算將是一筆大開支；廣域網(wǎng)優(yōu)化設(shè)備費(fèi)用也需要考慮；除總部外每個(gè)分支也需配備專業(yè)IT人員，而公司目前狀況是IT人員并不多，分支一般是通過遠(yuǎn)程協(xié)助來解決問題的。擴(kuò)容問題上，在建設(shè)初期就要考慮到比較長遠(yuǎn)，要考慮到MCU容量、公司網(wǎng)絡(luò)情況，而租用的運(yùn)營模式很靈活，要擴(kuò)容只需要一個(gè)終端、一個(gè)賬號(hào)即可。 “租用只需要硬件軟件終端的一次性投入，加上平臺(tái)租用費(fèi)且且無額外維護(hù)費(fèi)用，更無額外IT人力投入，打個(gè)比方，像手機(jī)一樣只管使用就好了�！� 黃肖說。

    確定建設(shè)方案：軟硬件結(jié)合的視頻會(huì)議租用模式

    嚴(yán)密周詳?shù)恼{(diào)研報(bào)告最后給出的建議即：選擇軟硬件結(jié)合的租用模式的視頻會(huì)議，故華泰保險(xiǎn)最終選擇了科達(dá)摩云視訊�？偨Y(jié)起來主要有以下幾個(gè)詳細(xì)因素：

    (1).專業(yè)穩(wěn)定：

    視頻會(huì)議選擇專業(yè)的本土供應(yīng)商，科達(dá)是國內(nèi)老牌視訊廠商，科達(dá)摩云視訊是其旗下企業(yè)級(jí)視頻會(huì)議品牌。

    (2). 簡單易用：

    操作簡單，硬件和家里用遙控器操作電視機(jī)一樣，IT人員不在，其他員工都會(huì)使用；安裝不繁復(fù)，即便拆卸后簡單幾步能復(fù)原及搬遷別處正常使用。

    (3).應(yīng)用廣泛支持移動(dòng)終端：

    除了會(huì)議室中的硬件終端外，軟件終端能在辦公工位的電腦以及外出的筆記本上使用，支持移動(dòng)終端更是補(bǔ)充了靈活多元入會(huì)的需求。

    (4).建設(shè)成本低高性價(jià)比：

    免去MCU和專網(wǎng)改造，只需終端加上平臺(tái)租用費(fèi)，一次性投入經(jīng)濟(jì)；此外，既有專業(yè)硬件又有軟件和移動(dòng)終端的互為補(bǔ)充，整體性價(jià)比較同類產(chǎn)品較高。

    (5).維護(hù)工作和費(fèi)用少：

    采用云計(jì)算租用模式，最大可能的避免了公司自身的維護(hù)工作量和難度，甚至減為零維護(hù)，相應(yīng)的設(shè)備和人力費(fèi)用減免；

    (7).擴(kuò)展靈活：

    只需增加終端、開通賬號(hào)，最多再配置相應(yīng)麥克、顯示設(shè)備等，即快速實(shí)現(xiàn)擴(kuò)容。

    (8).網(wǎng)絡(luò)適應(yīng)性好：

    多分支效果不受影響，多運(yùn)營商接入不受限，同等條件，低帶寬能跑起高清視頻會(huì)議效果。

    (9).辦公協(xié)同：

    分享文檔不用轉(zhuǎn)換格式更不用上傳，如同投影一般雙流分享給各與會(huì)人員，實(shí)現(xiàn)會(huì)議中的共享協(xié)同辦公。

    軟硬件結(jié)合的這種租用模式是造價(jià)最適中、需求最貼近的方式，而且根據(jù)視覺傳達(dá)的高效效果，華泰保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)選擇的是高清視頻會(huì)議。

    使用效果：較為理想，保險(xiǎn)公司可為借鑒

    在一期項(xiàng)目建設(shè)完成的驗(yàn)收大會(huì)上，華泰保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)特地選擇了北京、青島、天津等全國5個(gè)具有代表性的分支進(jìn)行檢驗(yàn)，效果比較滿意。保險(xiǎn)起見，建設(shè)分為兩期，在一期滿意效果的前提下進(jìn)行下一期建設(shè)，目前已經(jīng)完成第2期的部署。

    至于實(shí)際的應(yīng)用情況，黃肖簡單和我們進(jìn)行了分享：

    (1).使用頻次：

    公司使用頻次一周至少3次，可見公司對(duì)溝通的重視。

    (2).應(yīng)用例會(huì)：

    使用較多的是總分公司之間領(lǐng)導(dǎo)層的溝通，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)層的時(shí)間，高層之間意見交流促進(jìn)決策產(chǎn)生和落實(shí)。使用頻繁的還有業(yè)務(wù)會(huì)議，由于業(yè)務(wù)例會(huì)的頻繁性，遠(yuǎn)程視頻會(huì)議將各地業(yè)務(wù)問題規(guī)律性地集合起來。

    (3).特色應(yīng)用：

    人力資源的招聘是其特色應(yīng)用之一，通過遠(yuǎn)程招聘面試高效收納人才，盡可能避免出現(xiàn)雙方時(shí)間和地點(diǎn)不一的問題導(dǎo)致面試不暢甚至人才流失。其次，業(yè)務(wù)培訓(xùn)也是通過視頻會(huì)議進(jìn)行的�！巴ㄟ^視頻會(huì)議，培訓(xùn)的時(shí)效更高了，自助式的操作、培訓(xùn)資料不用換轉(zhuǎn)特定格式和導(dǎo)入系統(tǒng)，直接雙流像投影一樣傳到遠(yuǎn)端，以前的純軟件系統(tǒng)都需要總部IT人員教會(huì)各業(yè)務(wù)人員使用，現(xiàn)在大家看一遍甚至不看都能自己摸索自助操作了�！秉S肖經(jīng)理如是說。

    “現(xiàn)在公司對(duì)這套租用模式的視頻會(huì)議的使用已成為一種日常習(xí)慣，總體上，總分之間的溝通更為順暢，使得信息雙向傳播更快捷，如此管理落實(shí)更高效�！秉S肖說：“這種以硬件為主、軟件為輔、軟硬件結(jié)合的租用模式，簡單易用，使得大家更為關(guān)注會(huì)議本身，而不是復(fù)雜的設(shè)備�！�

    筆者認(rèn)為，華泰保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)作為保險(xiǎn)行業(yè)的典型代表之一，其信息化建設(shè)勢必結(jié)合企業(yè)自身的戰(zhàn)略規(guī)劃，借助信息化工具更快速突破管理瓶頸提升業(yè)務(wù)和管理能效，在該行業(yè)中結(jié)合自身特色，相關(guān)優(yōu)勢思想可用來借鑒。