大勢(shì)所趨 直真視通推出新一代的會(huì)議管理平臺(tái)

產(chǎn)品背景

    會(huì)議（無論是本地會(huì)議，還是視頻會(huì)議）是任何企業(yè)都必不可少的一種溝通交流手段，隨著信息化時(shí)代的來臨，其重要性正與日俱增。根據(jù)相關(guān)機(jī)構(gòu)的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在會(huì)議預(yù)訂、管理方面或多或少都存在如下困惑：

    1)   在會(huì)議預(yù)訂方面

• 低效，比如：為了預(yù)訂一個(gè)會(huì)議，需要填寫復(fù)雜的表格，甚至要去協(xié)商交涉；而提交預(yù)訂申請(qǐng)之后得不到及時(shí)的反饋確認(rèn)等等；
• 混亂，比如：無法實(shí)時(shí)了解會(huì)議室占用情況，導(dǎo)致沖突、重訂；重要會(huì)議難以優(yōu)先安排等等；
• 繁瑣，比如：無法自動(dòng)進(jìn)行會(huì)議通知、提醒；信息查詢不方便等等。

    2)   在會(huì)議管理方面

• 隨著科技的發(fā)展，會(huì)議涉及的設(shè)備/系統(tǒng)越來越多，對(duì)它們的管控各自為政（即各有各的管理軟件和管理方式），缺乏統(tǒng)一管理；
• 各類設(shè)備/系統(tǒng)都有自己的“常用操作”，散落在管理軟件的各個(gè)角落；管理員迫切希望將這些“常用操作”提煉出來，整合到一個(gè)單一的控制界面上；
• 系統(tǒng)擴(kuò)容或增配新型的設(shè)備/系統(tǒng)時(shí)，原有的管理軟件難以無縫兼容；
• 管理決策缺乏數(shù)據(jù)支持，主要是由于沒有會(huì)后的統(tǒng)計(jì)分析功能；
• 各類信息的查詢、維護(hù)不方便；
• 會(huì)議管理不夠人性化，自動(dòng)化程度低。

    尤其是在視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理方面，管理員常有如下反饋（以Polycom產(chǎn)品為例）：

• 隨著視頻會(huì)議技術(shù)的發(fā)展，視頻會(huì)議設(shè)備的型號(hào)、版本越來越多，它們的管理軟件和管理方式可能不盡相同，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的管理平臺(tái)；對(duì)于視頻會(huì)議管理員，常見的困惑是：
  • Polycom MGC系列的管理軟件是C/S架構(gòu)，而RMX系列則是B/S架構(gòu)，如果客戶有這兩類MCU的話，就需要熟悉這兩種完全不同的操作界面，還要打開多個(gè)界面分別操作；
  • RMX系列一般用IE瀏覽器管理，但一個(gè)瀏覽器只能管理一臺(tái)MCU，如果客戶有多臺(tái)RMX系列MCU的話，也不得不打開多個(gè)IE瀏覽器分別操作
  • 上述場(chǎng)景不但操作繁瑣，管理成本高（管理員數(shù)量、培訓(xùn)），最重要的是誤操作的風(fēng)險(xiǎn)還比較大。
• 在級(jí)聯(lián)會(huì)議中，某些任務(wù)需要多步操作才能完成（比如將從MCU下的某個(gè)分會(huì)場(chǎng)切給主會(huì)場(chǎng)），管理員迫切希望簡(jiǎn)化這些步驟，甚至實(shí)現(xiàn)“一鍵式”的操作；
• 客戶的應(yīng)用場(chǎng)景千差萬別，經(jīng)常會(huì)有一些定制化的需求，而國(guó)外公司響應(yīng)速度較慢甚至是不予響應(yīng)，因此需要有一個(gè)本地化的研發(fā)團(tuán)隊(duì)，可以快速地滿足客戶的這些定制化需求；
• 視頻會(huì)議設(shè)備會(huì)有一些“常用操作”，散落在管理軟件的各個(gè)角落；管理員希望將這些“常用操作”提煉出來，整合到一個(gè)單一的控制界面上；

    因此，企事業(yè)單位非常需要一套單點(diǎn)登錄、全面管理、簡(jiǎn)潔易用、可定制化的會(huì)議管理軟件平臺(tái)，可以進(jìn)行方便、智能的會(huì)議預(yù)訂，并對(duì)所有的會(huì)議相關(guān)設(shè)備/系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理。本文將要介紹的綜合會(huì)議管理平臺(tái)就是此類軟件中的佼佼者。

發(fā)展階段

    在介紹綜合會(huì)議管理平臺(tái)之前，有必要簡(jiǎn)略回顧一下會(huì)議管理軟件的發(fā)展歷程。會(huì)議管理軟件的發(fā)展大致經(jīng)歷了如下幾個(gè)階段：

    1)  單純的軟件階段

    這個(gè)階段的產(chǎn)品只是實(shí)現(xiàn)一些單純的軟件管理，如會(huì)議預(yù)訂、會(huì)議通知、會(huì)議相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)等，它與對(duì)會(huì)議類設(shè)備的控制是完全剝離的，即軟件對(duì)硬件設(shè)備不能進(jìn)行任何操作，比如NetSimplicity公司的Meeting Room Manager。

    2)  孤立的硬件階段

    這個(gè)階段的產(chǎn)品可以對(duì)某類會(huì)議相關(guān)設(shè)備進(jìn)行控制，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議的局部管理，但是，對(duì)會(huì)議的整體控制通常需要幾種軟件的配合使用才能完成，比如AMX公司的RMS、crestron公司的RoomView、extron公司的globalviewer等，它們都只能對(duì)自有的硬件產(chǎn)品進(jìn)行控制，不具有通用性。而且國(guó)外軟件與國(guó)內(nèi)的會(huì)議管理模式、習(xí)慣大相徑庭，很難應(yīng)用于國(guó)內(nèi)客戶。

    3)  綜合管理階段

    這個(gè)階段的產(chǎn)品把軟件管理與硬件控制有機(jī)地整合為一個(gè)完整的工作流，在一個(gè)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)了對(duì)所有會(huì)議相關(guān)設(shè)備、系統(tǒng)的統(tǒng)一管理，比如北京直真視通的綜合會(huì)議管理平臺(tái)，它也是本文將要重點(diǎn)介紹的產(chǎn)品。

市場(chǎng)分析

    面對(duì)會(huì)議管理新的需求、新的技術(shù)和新的產(chǎn)品，北京直真視通憑借在此領(lǐng)域10余年的技術(shù)積累，適時(shí)提出了會(huì)議管理的新理念，即綜合管理的理念，并據(jù)此研發(fā)推出了自有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)品：綜合會(huì)議管理平臺(tái)。北京直真視通在研發(fā)前期經(jīng)過了縝密的市場(chǎng)調(diào)研和可行性分析，具體闡述如下：

    調(diào)研和分析表明，面向會(huì)議的綜合管理軟件有著極大的市場(chǎng)發(fā)展?jié)摿�，是管理類軟件的一個(gè)新的贏利點(diǎn)，具體看來有如下幾點(diǎn)值得關(guān)注：

    1)  綜合管理軟件在會(huì)議類集成項(xiàng)目中的重要地位日益凸顯

    隨著技術(shù)的飛速發(fā)展和設(shè)備的日益更新，會(huì)議相關(guān)的設(shè)備/系統(tǒng)種類越來越多，規(guī)模越來越大，與此同時(shí)，企業(yè)的信息化程度也越來越高，會(huì)議與企業(yè)其它應(yīng)用的相互滲透也越來越頻繁，因此，傳統(tǒng)的僅利用設(shè)備自帶的管理軟件進(jìn)行會(huì)議管理已經(jīng)變得非常繁瑣、困難，甚至可以說是不可能了。業(yè)內(nèi)專家已經(jīng)形成共識(shí)，即：為會(huì)議應(yīng)用配備一套綜合管理軟件已經(jīng)勢(shì)在必行，它將會(huì)是會(huì)議應(yīng)用的靈魂和大腦，扮演著不可或缺的重要角色，我們通過下圖可以更清楚地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)：

    由上圖可見，傳統(tǒng)的會(huì)議管理是一種各自為政的局面，即：

• 會(huì)議室集成設(shè)備/系統(tǒng)由中央控制系統(tǒng)（即中控系統(tǒng)）管理；
• 各類設(shè)備/系統(tǒng)（如視頻會(huì)議、錄播系統(tǒng)、數(shù)字告示系統(tǒng)等）也是由各自獨(dú)立的設(shè)備專用管理軟件管理；
• 此外，還有眾多的可能與會(huì)議發(fā)生聯(lián)系的其它應(yīng)用（如OA、郵件系統(tǒng)、資產(chǎn)管理軟件、身份認(rèn)證系統(tǒng)、短信平臺(tái)等），它們也都是一些孤立的IT應(yīng)用。

    客戶面臨的困境是：以上3大部分相互隔絕，但現(xiàn)代會(huì)議卻已經(jīng)涉及到上述的所有管理范疇，甚至達(dá)到了密不可分的程度，要想進(jìn)行統(tǒng)一的會(huì)議管理，其困難程度可想而知。

    北京直真視通憑借多年的技術(shù)積累和成功經(jīng)驗(yàn)，敏銳捕捉到了這一亟待解決的難題，創(chuàng)造性地提出了綜合管理層的概念，在此概念的基礎(chǔ)上研發(fā)的綜合管理軟件屏蔽了所有這些紛繁復(fù)雜、各自為政的管理困境，凌駕于它們之上，呈現(xiàn)給用戶一個(gè)簡(jiǎn)潔、友好的統(tǒng)一界面，極大地方便了用戶的管理，也大幅降低了會(huì)議運(yùn)維成本。由此可見，綜合管理軟件絕不僅僅是錦上添花，而是一種迫在眉睫的必然之選。（值得一提的是，北京直真視通研發(fā)的綜合會(huì)議管理平臺(tái)與中控系統(tǒng)之間的通信協(xié)議為業(yè)界首創(chuàng)，并已申請(qǐng)專利）

    2)  在市場(chǎng)推廣方面，綜合管理軟件與設(shè)備專用管理軟件可以而且應(yīng)該和諧共存

    從上圖也可以清楚地看到，綜合管理軟件與設(shè)備專用管理軟件在企業(yè)流程中處于不同的層次，定位也不相同，所以在市場(chǎng)推廣方面，二者并不沖突，相反地，它們之間應(yīng)該是一種相輔相成、相互協(xié)作的良性互補(bǔ)關(guān)系，簡(jiǎn)單說來，綜合管理軟件無意取代，重在整合。

    3)  從市場(chǎng)機(jī)會(huì)來看，會(huì)議類項(xiàng)目越大，綜合管理軟件的需求就越迫切

    既然綜合管理軟件的特點(diǎn)在于全面、高效，那么它自然更適合于大型項(xiàng)目，尤其是對(duì)于新上的大型會(huì)議類項(xiàng)目而言，設(shè)備/系統(tǒng)的種類多、規(guī)模大，非常需要一套全面的、易用的綜合會(huì)議管理平臺(tái)，以此來確�？蛻簦�

• 節(jié)約管理成本
• 提高工作效率
• 減少操作失誤

    此外，對(duì)于已有的大客戶，由于設(shè)備不斷地在更新，功能不斷地在擴(kuò)展，規(guī)模不斷地在擴(kuò)大，必然導(dǎo)致新、舊設(shè)備混用，版本各異，管理不便等等一系列問題，針對(duì)這些問題，凌駕于設(shè)備專用管理軟件之上的綜合管理軟件，顯然是最優(yōu)解決方案的不二之選。

    綜上所述，綜合管理軟件已經(jīng)成為會(huì)議類集成項(xiàng)目的標(biāo)配、大型會(huì)議類集成項(xiàng)目的必配。根據(jù)咨詢機(jī)構(gòu)的預(yù)測(cè)，2010~2015年，國(guó)內(nèi)會(huì)議類集成項(xiàng)目的市場(chǎng)需求將繼續(xù)保持增長(zhǎng)，預(yù)計(jì)將達(dá)到每年數(shù)十億的規(guī)模，假定綜合管理軟件只占其10%的份額（考慮到集成項(xiàng)目中軟硬件的通常比例，這個(gè)比例顯然還有上升的空間），其發(fā)展前景也是非常可觀的。

代表產(chǎn)品

    北京直真視通科技有限公司充分理解了客戶在會(huì)議管理方面的迫切需求，并敏銳捕捉到了上述市場(chǎng)機(jī)遇，憑借其在會(huì)議行業(yè)十多年的技術(shù)積累與成功經(jīng)驗(yàn)，潛心研發(fā)，適時(shí)推出了具有完全自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的綜合管理軟件：綜合會(huì)議管理平臺(tái)（integrated conference management platform，簡(jiǎn)稱ICMP），它不但可以完全滿足客戶的實(shí)際需求，而且在設(shè)計(jì)上富有前瞻性，可以滿足客戶未來可能產(chǎn)生的新的需求。下面就對(duì)ICMP做一概覽。

    1)  產(chǎn)品架構(gòu)

    ICMP的架構(gòu)框圖如下：

    架構(gòu)說明：

• ICMP是采用Java語言開發(fā)的一種B/S架構(gòu)的軟件平臺(tái)，因此可以跨硬件平臺(tái)、操作系統(tǒng)運(yùn)行；
• ICMP采用單點(diǎn)登錄的方式，根據(jù)帳號(hào)的權(quán)限，可以分別進(jìn)入管理員界面和普通用戶界面，值得一提的是，這兩個(gè)界面是獨(dú)立的兩個(gè)模塊，客戶可以根據(jù)自己的需要，任選其一，或者二者都要；
• ICMP可以對(duì)中控系統(tǒng)，視頻會(huì)議，錄播系統(tǒng)等進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這些系統(tǒng)在平臺(tái)上表現(xiàn)為相對(duì)獨(dú)立的功能模塊，客戶可以只選擇當(dāng)前需要的模塊，今后功能如有擴(kuò)展，只需增配相應(yīng)的模塊即可，從而最大限度地保護(hù)了客戶的投資；
• ICMP預(yù)留了標(biāo)準(zhǔn)的開發(fā)接口，可以和客戶原有的辦公應(yīng)用進(jìn)行整合，如OA、身份認(rèn)證系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、短信平臺(tái)等；
• 普通用戶或管理員在任何一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的PC上，利用瀏覽器即可進(jìn)行所有的操作，非常方便；
• 此外，也可以在會(huì)議室配備觸摸一體機(jī)，管理員或主持人可以方便、快捷地利用觸摸式操作進(jìn)行會(huì)議管理；
• 會(huì)議預(yù)訂與會(huì)議管理不再像傳統(tǒng)軟件那樣割裂開來，而是一個(gè)完整的工作流，比如會(huì)議預(yù)訂里設(shè)置的會(huì)議開始時(shí)間到達(dá)時(shí)，會(huì)議相關(guān)設(shè)備會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)并進(jìn)入預(yù)訂狀態(tài)（如投影機(jī)打開、投影幕降下、燈光切換到會(huì)議模式、窗簾拉上、攝像頭轉(zhuǎn)至預(yù)置位等等）。

典型案例

    北京直真視通的綜合會(huì)議管理平臺(tái)自推出以來，已在多個(gè)大型項(xiàng)目上得到了成功的應(yīng)用。下文選擇其中一個(gè)案例做一簡(jiǎn)介。

    該項(xiàng)目是一座新建的大樓，有80多間會(huì)議室，數(shù)量龐大的會(huì)議相關(guān)設(shè)備、系統(tǒng)，而會(huì)議管理人員很少，因此需要一套易用、實(shí)用的綜合管理軟件。北京直真視通經(jīng)過與客戶的前期交流、需求討論，確定了需求規(guī)格，在自有的綜合會(huì)議管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上針對(duì)該客戶進(jìn)行了定制開發(fā)，現(xiàn)已成功部署并投入使用，該平臺(tái)幫助客戶：

    在一臺(tái)PC上即可管控所有80多間會(huì)議室，做到了不必東奔西走，足不出戶即可掌控所有；

    在一個(gè)平臺(tái)上對(duì)客戶的中控系統(tǒng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)、錄播系統(tǒng)、告示系統(tǒng)等（涉及Polycom、AMX、銳取等多個(gè)品牌）進(jìn)行了整合管理，極大地減輕了管理員的工作量、降低了誤操作的概率；

    實(shí)現(xiàn)了多項(xiàng)智能提醒功能，如保修期到期提醒，設(shè)備壽命到期提醒，燈泡（投影機(jī)、大屏的）壽命到期提醒等，以確保避免由于會(huì)議過程中設(shè)備故障導(dǎo)致的會(huì)議事故。

    該綜合會(huì)議管理平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行已經(jīng)為客戶創(chuàng)造了良好的管理效益，讓客戶用得省心、舒心和放心，深受客戶的贊許。

結(jié)束語

    無論是數(shù)據(jù)分析還是實(shí)際案例，均表明：新一代會(huì)議管理平臺(tái)的應(yīng)用已是大勢(shì)所趨。北京直真視通愿與廣大客戶和廠商共同努力，不斷完善綜合會(huì)議管理平臺(tái)的功能和使用體驗(yàn)，最終為客戶提升管理水平；為廠商合作伙伴創(chuàng)造價(jià)值；為國(guó)產(chǎn)軟件爭(zhēng)得一席之地。