科達(dá)視頻會議助中小企業(yè)提高溝通效率

視頻會議的優(yōu)勢

    隨著企業(yè)規(guī)模發(fā)展壯大，人員和分支機構(gòu)增多，也不可避免的產(chǎn)生了許多“成長的煩惱”，比如：企業(yè)管理問題、溝通問題、效率問題、成本浪費問題等。其實只要提高了溝通效率，管理者就可以更及時的發(fā)布決策信息，執(zhí)行者就可以更迅速執(zhí)行決策搶占商機，最終帶來的是更多的利潤和市場占有率。

    溝通在企業(yè)運營中占據(jù)非常重要的地位，傳統(tǒng)的遠(yuǎn)程溝通方式無非采用電話聯(lián)系或者出差兩種。電話會議雖然可以及時迅速的溝通，但因其具有不可視的局限性，遇到需要邊展示產(chǎn)品和資料邊溝通的情況就不得不派人出差。往往為了參加一個小時的會議需要花費2天以上的外出行程，伴隨產(chǎn)生的是高額的差旅費用，增加了企業(yè)的運營成本。雖然頻繁的出差也能解決大部分問題，但極大的延長了決策周期，在殘酷的商場，落后競爭對手一秒可能損失的就不僅僅只是金錢了。如何提高溝通質(zhì)量與效率成了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須考慮的事情。

    針對企業(yè)的溝通難題，視頻會議系統(tǒng)應(yīng)需而生，國內(nèi)外各大廠商都推出了自己的視頻會議系統(tǒng)。視頻會議與傳統(tǒng)的電話會議相比優(yōu)勢明顯，視頻會議能提供直接、全面的視頻、音頻環(huán)境，在溝通交流方面互動性更強一些。召開視頻會議不僅可以聽到發(fā)言者的聲音，還可以清楚的看見他的表情、動作，帶來真實直觀的交流體驗。共享文件資料功能可以同步顯示照片、PPT、文檔、影音文件，讓遠(yuǎn)程教育和培訓(xùn)真正成為現(xiàn)實。視頻會議系統(tǒng)不僅方便企業(yè)隨時召開內(nèi)部會議、技術(shù)交流，還可以幫助企業(yè)解決異地培訓(xùn)、異地招聘等難題。它使遠(yuǎn)距離溝通變得更為頻繁、效率更高更為高效，從而深刻地影響企業(yè)的運行模式、縮短決策時間、同時提高組織內(nèi)部的協(xié)同力和競爭力。

    視頻會議系統(tǒng)是利用專網(wǎng)或公眾互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)的虛擬會議，使在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，支持人們遠(yuǎn)距離進(jìn)行實時信息交流與共享、開展協(xié)同工作的應(yīng)用系統(tǒng)。

    視頻會議系統(tǒng)在企業(yè)中的普遍應(yīng)用模式包括以下幾種：

    首先，用于企業(yè)內(nèi)部溝通。分布在不同地域的企業(yè)分支機構(gòu)，借助視頻會議系統(tǒng)就可以隨時隨地與總公司進(jìn)行溝通，不需要浪費時間在旅途上，為企業(yè)縮短了決策時間，提高了公司的運作效率。

    其二，向公眾和目標(biāo)客戶進(jìn)行產(chǎn)品的可視化推廣，增強直觀性。俗話說“眼見為實”，通過展示產(chǎn)品，讓客戶直觀的看到產(chǎn)品的外觀，工作狀態(tài)，性能等，比只是拿出幾組數(shù)據(jù)更有說服力。

    其三，與非本地客戶進(jìn)行可視化的互動交流，增強真實感。以往與異地客戶溝通需要相關(guān)人員多次往返兩個城市，費時費力。采用視頻會議系統(tǒng)就像面對面交流一樣，可以及時了解客戶需求。

    其四，對分支機構(gòu)企業(yè)員工進(jìn)行在崗培訓(xùn)。企業(yè)規(guī)模的日益擴大，機構(gòu)的日益分散，讓員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想工作變得困難重重，集中式培訓(xùn)耗費大量的資金和時間。視頻會議系統(tǒng)將幫助企業(yè)建立基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的培訓(xùn)教室，讓遠(yuǎn)在天邊的老師與學(xué)生面對面的交流和溝通，實現(xiàn)企業(yè)遠(yuǎn)程教育和培訓(xùn)的夢想。

    其五，對公司自身或客戶進(jìn)行遠(yuǎn)程可視化技術(shù)支持和維護(hù)。通過視頻會議軟件系統(tǒng)可得到技術(shù)人員“面對面”的講解，有效而快速的解決遇到的問題，大幅度的提高客戶對企業(yè)的信任和滿意程度。

    其六，視頻會議系統(tǒng)可用于可視化招聘。企業(yè)相關(guān)人員赴異地招聘不僅費時費力，還往往因為招聘負(fù)責(zé)人精力有限只能前往幾個城市，錯過更多地方的英才。有了視頻會議系統(tǒng)，求職者可以在當(dāng)?shù)氐姆种�機構(gòu)連線總部，直接“面對面”交流，節(jié)約了雙方的時間，并為公司招徠更多人才。

    視頻會議技術(shù)的誕生，徹底打破了傳統(tǒng)的會議模式，對于那些會議頻繁的公司和個人來說，這種先進(jìn)的會議方式，使他們不再長年東奔西走，節(jié)約差旅費用，減少旅途消耗，同時提高了信息傳達(dá)速度，就等于提高工作效率。隨時隨地的溝通，使人們更有效的交流，因為可視化的交流是最自然的交流方式。

    據(jù)分析，一家年營業(yè)額在2000萬的企業(yè)，每年花費在差旅上的費用就占了15%，大約是300萬元。使用視頻會議系統(tǒng)后，可節(jié)約近50%，每年的差旅費降低到100-150萬元。而構(gòu)建一套總部1個結(jié)點，10個分支結(jié)點的視頻會議系統(tǒng)，費用僅為幾十萬元，不到一年便可收回成本。節(jié)約差旅費和通訊費只是視頻會議系統(tǒng)最直觀的優(yōu)點，相比于因效率提升而帶來的經(jīng)濟(jì)效益增長簡直微不足道。

選擇最適合的視頻會議系統(tǒng)

    視頻會議系統(tǒng)與硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)密切相關(guān)，每家企業(yè)實際情況不一樣，所需的視頻會議系統(tǒng)也不盡相同，應(yīng)綜合分析并與廠商多交流，選擇最適合的視頻會議系統(tǒng)。

    按網(wǎng)絡(luò)平臺劃分，視頻會議系統(tǒng)可分為基于專網(wǎng)的視頻會議系統(tǒng)、基于混網(wǎng)和Internet公網(wǎng)的視頻會議系統(tǒng)兩大類。按構(gòu)建方式劃分，視頻會議系統(tǒng)可分為軟件視頻會議和硬件視頻會議兩種，一般視頻會議系統(tǒng)主要包擴MCU多點控制器\會議室終端\PC桌面型終端\電話接入網(wǎng)關(guān)(PSTN Gateway)\Gatekeeper(網(wǎng)閘)等幾個部分。按會議質(zhì)量劃分，又有標(biāo)清視頻會議系統(tǒng)和高清視頻會議系統(tǒng)兩類。

    鋪設(shè)專網(wǎng)雖然可以保證會議質(zhì)量，但是投入成本高出許多，對發(fā)展中的中小企業(yè)來說并不適合。事實上，目前互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)發(fā)展得非常好了，即使是便宜的ADSL線路也能夠提供384Kbps以上的帶寬，這樣的帶寬完全能夠滿足視頻會議清晰、流暢的應(yīng)用效果。因此，一般情況下選擇公眾互聯(lián)網(wǎng)足矣。

    采用基于PC的純軟件解決方案雖然會議軟件本身費用不高，但每個會議室還要配專用PC、單獨的視音頻采集設(shè)備（如USB攝像頭、耳麥）以及操作系統(tǒng)等相關(guān)基礎(chǔ)軟件，再加上安裝、維護(hù)等方面的開銷，綜合起來，其成本其實并不低。而純硬件解決方案不僅可以實現(xiàn)高品質(zhì)的會議效果，而且可以通過高集成度的一體化終端設(shè)備完成所有功能，無需另配其他硬件和軟件設(shè)施，即插即用、使用簡單、無需維護(hù)，因此其綜合成本反而比純軟件的便宜�？傮w來說，純軟件更適合個人辦公部署（基于現(xiàn)有辦公PC），純硬件則適合會議室部署。

    2007年標(biāo)清視頻會議仍是市場主流，占據(jù)了93.60%的市場份額，而代表未來技術(shù)升級趨勢的高清視頻會議僅占6.40%的市場份額。高清視頻會議系統(tǒng)優(yōu)勢表現(xiàn)在以下幾個方面：高分辨率格式所具備的更高的像素數(shù)可以提升畫面質(zhì)量，使大屏幕上的畫面顯得更清晰、流暢；流暢清晰的視頻質(zhì)量、高品質(zhì)的音效能夠提升與會者的參會體驗，幫助與會者專注于會議本身的內(nèi)容；同時，高清晰度的畫面能夠使得超大屏幕的圖像同樣具有清晰的視頻圖像，從而讓更多的與會者出現(xiàn)在畫面中，使得更多的與會者參加會議；高清晰度帶來的高分辨率圖像，能夠清晰地顯示細(xì)節(jié)內(nèi)容，尤其是在圖形操作（如設(shè)計圖紙、動畫的討論、地形圖等），對于依賴于視覺進(jìn)行溝通的異地人員來講，有極大的好處。與標(biāo)清視頻會議系統(tǒng)相比，成本較高，對網(wǎng)絡(luò)要求也更高。

    企業(yè)應(yīng)該綜合分析公司的實際需求，包括投入成本、網(wǎng)絡(luò)帶寬、設(shè)備管理等，選擇最適合自己的視頻會議系統(tǒng)。

視頻會議系統(tǒng)的應(yīng)用案例

    視頻會議已經(jīng)廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)，為政府、軍隊、教育、醫(yī)療和企業(yè)提供了極具價值的通信手段。下面便是幾個成功的案例。

教育

    教育行業(yè)用戶由于教學(xué)或工作的需要，經(jīng)常需要召開行政會議或遠(yuǎn)程教學(xué)或教學(xué)觀摩等。北京林業(yè)大學(xué)下屬多個研究中心，為使各機構(gòu)溝通更便捷，采用了科達(dá)TrueSens（致勝）視頻會議將學(xué)校的1個國家級工程技術(shù)研究中心、1個國家級野外臺站、4個教育部重點開放實驗室、3個教育部工程技術(shù)中心、1個教育部科技創(chuàng)新團(tuán)隊、5個國家林業(yè)局重點實驗室、1個北京市重點實驗室、3個國家林業(yè)局定位觀測站整合在同一個溝通平臺上，不僅實現(xiàn)隨時隨地的遠(yuǎn)程教學(xué)、學(xué)術(shù)交流和會議溝通，還降低了差旅成本、提高了辦學(xué)質(zhì)量。

紡織業(yè)

    紡織行業(yè)針對布料款式與面料設(shè)計等問題的討論非常頻繁，而傳統(tǒng)的電話溝通往往無法滿足感官需求，出差成為相關(guān)負(fù)責(zé)人的家常便飯。頻繁的差旅雖然也能解決問題，但是卻延長了企業(yè)的決策周期，甚至錯失了最佳商機。此外居高不下的差旅費用更增加了企業(yè)的運營管理成本，一定程度上制約了企業(yè)的快速發(fā)展。

    成立于1993年的香港冠星紡織有限公司也有上述問題，冠星專業(yè)從事全棉和CVC布料的研發(fā)生產(chǎn)和貿(mào)易業(yè)務(wù)，是全球著名運動服裝和運動用品廠商的面料供應(yīng)商，主要客戶有ADIDAS、PUMA 、Champion、 FILA等。1996年，冠星進(jìn)入中國市場，在廣州、中山、上海相繼成立分公司，主要負(fù)責(zé)中國市場的相關(guān)貿(mào)易。

    為了改變這一現(xiàn)狀，冠星紡織將目光投向視頻會議。今年6月，冠星率先在其廣州分公司和上海分公司之間部署了科達(dá)TrueSens（致勝）視頻會議系統(tǒng)，通過視訊平臺實現(xiàn)了人物和面料/資料同步傳送，現(xiàn)在不用出差、不用花電話費，就可以進(jìn)行隨時隨地的“面對面”溝通，企業(yè)的快速反映能力和運作效率均得到大幅提高。

房地產(chǎn)

    房地產(chǎn)業(yè)往往地域跨度大，溝通難度大，像重慶市金科實業(yè)集團(tuán)有限公司這樣一家以房地產(chǎn)開發(fā)為主業(yè)，并涉及與其主業(yè)相關(guān)的五星級酒店、基建、物管等領(lǐng)域的大型企業(yè)集團(tuán)，溝通不暢，直接影響樓市上市速度。為解決這一難題，2007年初集團(tuán)全面部署了科達(dá)視頻會議系統(tǒng)，將其分散在各地的分支機構(gòu)整合到一個完善的溝通平臺上。系統(tǒng)投入使用后，金科集團(tuán)的溝通效率明顯提高，運營成本大幅降低。

物流

    物流行業(yè)最重視的就是信息迅速準(zhǔn)確傳達(dá)，物流公司分站多，管理極為不便。為了提高溝通效率、降低運營成本、提升企業(yè)綜合競爭力，2008年6月中旬，中國貨運郵政航空有限責(zé)任公司部署了視頻會議系統(tǒng)。通過視訊平臺，郵航實現(xiàn)了南京總部與四個分公司、全國27個省304個城市營業(yè)部之間的即時遠(yuǎn)程溝通，將日常例會、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政策傳達(dá)、應(yīng)急指揮、年度總結(jié)等統(tǒng)一整合到該視訊平臺，從而提高了郵航的整體運作效率和快速反應(yīng)能力。

食品

    食品具有保質(zhì)期短，市場分布范圍廣的特點，只有迅速把握市場動向，及時改變市場策略，才能保障在短時間內(nèi)讓食品銷往各地。大連獐子島漁業(yè)集團(tuán)現(xiàn)有育苗廠6座，水產(chǎn)品加工廠4座，總部營銷中心1個，并在重點市場區(qū)域設(shè)有辦事處，營銷網(wǎng)絡(luò)遍布全球。面對如此龐大的行銷機構(gòu)，如何與眾多的分支機構(gòu)之間架起高效溝通的平臺是獐子島漁業(yè)一直關(guān)注的重點。

    2008年元月，科達(dá)（KEDACOM）攜TrueSens（致勝）企業(yè)視頻會議系統(tǒng)登陸獐子島，為其實現(xiàn)了大連總部與各分之機構(gòu)之間的遠(yuǎn)程會議與遠(yuǎn)程培訓(xùn)，徹底改變了E-mail、電話、出差等傳統(tǒng)溝通方式，提高了溝通效率，減少了大量差旅費用。

服裝

    品牌服裝往往擁有多家生產(chǎn)工廠以及數(shù)以百計的營業(yè)店面，管理起來難度系數(shù)相當(dāng)大。傳統(tǒng)的電話溝通沒法準(zhǔn)確的傳達(dá)信息，出差不僅耗時耗力，還無法全面照顧到所有店面。中國男裝品牌KBOXING——勁霸，在全國擁有20多家分公司，數(shù)千家營業(yè)部、直營店。為了更加高效、低成本的管理如此龐大的行銷體系，勁霸集團(tuán)選擇了科達(dá)TrueSens視頻會議系統(tǒng)，通過構(gòu)建遠(yuǎn)程視訊交流平臺，幫助總部及全國各分公司第一時間實現(xiàn)“面對面”溝通，不僅縮短了時間、節(jié)約了差旅費用，而且還讓全局銷售策略和階段促銷方案的制訂與決策變動更加快速、高效。

    除了日常的交流會議和遠(yuǎn)程溝通，該視訊系統(tǒng)還頻繁用于員工遠(yuǎn)程培訓(xùn)，各分公司、直營店在其本地就能參加總部的培訓(xùn)，再也不需勞師動眾集中到一起，從而以更少的費用和更好的效果保證了集團(tuán)龐大培訓(xùn)任務(wù)的及時落地。