itc智慧會議室的全面智能管控方案

    議室作為企事業(yè)單位日常召開會議、研討、培訓學習的重要場所，在現(xiàn)代人們生活中起著重要的作用，而隨著數(shù)字信息化以及物聯(lián)傳感的發(fā)展，智能會議系統(tǒng)正逐步取代傳統(tǒng)紙張會議，企事業(yè)對會議管理及會議體驗愈加重視。為解決傳統(tǒng)辦公室存在的會議召開繁瑣、會議預約沖突、空間利用率低、設備管理混亂、智能化不足、不夠人性化等問題，能夠滿足會前、會中、會后全流程智能化管控的智慧會議管理系統(tǒng)逐漸變成剛需。
 

    itc智慧會議室解決方案利用智能管控預約軟件與硬件設備的全系統(tǒng)聯(lián)動對接，從管、控、用、維多個角度便捷會議預約、會議信息通知、會議設備開啟、會議設備狀態(tài)監(jiān)測、會議數(shù)據(jù)統(tǒng)計的全流程智能化管理模式。智慧會議管理平臺主要為用戶提供業(yè)務管理和服務支撐。服務支撐主要包括會議預約、信息發(fā)布、環(huán)境控制、設備運維、后勤服務；業(yè)務管理主要包括會議管理、空間管理、公司資產(chǎn)管理、物聯(lián)智控等。系統(tǒng)注重理性、邏輯、體驗、服務理念，為用戶提供基礎數(shù)字化服務，協(xié)調各角色功能場景，滿足不同角色需求。智慧會議管理系統(tǒng)可智能覆蓋會議管理全流程，同時還可以適配各種軟硬件，適配不同的設備和不同的操作系統(tǒng)，打造軟硬一體化的智慧會議綜合管理平臺。
 

    會前
 

    傳統(tǒng)會前預約存在的問題：傳統(tǒng)會議預約需要專職人員負責統(tǒng)計會議室的預約情況，會議室使用狀況不透明，人員預約流程復雜，管理情況混亂，預約出錯率高。參會人員的傳達性也更為落后，存在消息傳達不及時、信息誤差的情況，對于大型企事業(yè)單位來說混亂的會議室管理方式是非常不便的，人員、資源利用不合理，造成浪費情況。
 

    itc智慧會議管理平臺無需專人操作，開通權限即可通過手機終端進行會議預約操作�？梢灶A設多種會議類型：即時會議、常規(guī)會議、視頻會議、錄播會議、綜合會議、無紙化會議等方便人員根據(jù)會議需求快速選擇，同時支持自定義會議模板；提供快捷會議室搜索窗口、支持會議室狀態(tài)概覽、支持常用會議室快捷查看，快速找到閑余會議室進行預約操作。
 

    可自動在系統(tǒng)導入與會人信息，預約成功自動向與會人員發(fā)出會議相關消息通知：手機短信、app消息、郵件等多種通知方式選擇。并快速同步到相關會議室門口屏進行顯示會議室預約狀態(tài)，終端操作，線下同步顯示，更加清晰明了，還可通過門口屏快速預定臨時會議。
 

會中

    傳統(tǒng)會中存在問題：傳統(tǒng)會議模式人員進入會議過程的準備時間長，沒有考慮會中設備設施使用的聯(lián)動性，相關設備需要參會人員提前進入開啟，費時費力。議題進程以及資料整理缺乏記錄和條理輔助，對于緊急突發(fā)事情的應變能力差，在會議過程中存在人員誤入干擾的情況出現(xiàn)，容易導致會議的延時，降低會議召開效率。
 

    通過itc智慧會議管理平臺系統(tǒng)與物聯(lián)相結合，可實時遠程操控設備，實現(xiàn)預約會議室設備到點自動開啟，節(jié)省設備開啟時間，快速進入會議狀態(tài)；門口屏采用多種簽到方式，屏上內嵌人臉識別攝像頭可進行刷臉簽到，還可實現(xiàn)指紋、密碼、掃碼等簽到方式；同時進入會議過程中時門口屏自動顯示會議室使用中狀態(tài)提示界面，避免無關人員誤入，還可通過對接門禁系統(tǒng)控制參會人或白名單人員進出會議室。會中通過環(huán)境監(jiān)測設備獲得的數(shù)據(jù)可助力后臺會議情景模式一鍵切換，輕松控制會議室內燈光、窗簾、空調等的開啟關閉，讓會議室自動調整到最佳狀態(tài)，形成智能空間管理，保證舒適的會議召開過程。
 

    還可聯(lián)動遠程視頻會議、無紙化、錄播等設備，無需單獨控制，一個pad端輕松搞定會中設備開啟和聯(lián)動，實現(xiàn)自動錄制、自動會議紀要、指定輔流接入、會議簽到、投票表決、議程提醒、互動白板等操作；同時通過桌面軟件聯(lián)動可實現(xiàn)會議茶水、辦公用品等服務，輕松解決會議小困擾。
 

會后

    傳統(tǒng)會后存在的問題：傳統(tǒng)會后各類會議文件的整理和會議內容紀要是會議人員最頭疼的問題，重要會議文件需要進行銷毀，存在機要泄露的風險，會議內容需要專人進行提要，存在重要信息遺漏的情況，人工操作，耗時耗力，處理非常復雜，效率和安全性確不能保證。
 

    itc智慧會議管理平臺會后自動收集整理會議文件、生成會議紀要，保存到后臺系統(tǒng)，聯(lián)動無紙化會議系統(tǒng)控制桌面會議文件自動清除，相關人員可通過后臺查看或拷取會議內容，信息安全保密。
 

    會議數(shù)據(jù)分析大屏提供智能報表分析，對會議室使用率、會議室使用狀況、預約會議時長等數(shù)據(jù)生成實時會議數(shù)據(jù)看板，讓會議室的一切信息盡在掌控之中，提升效率，避免資源浪費。
 

    系統(tǒng)平臺結合物聯(lián)網(wǎng)搭建3D可視化場景，打通空間之間的信息橋梁，使用數(shù)字孿生技術，輕松查看設備健康狀態(tài)及會議室環(huán)境質量。運維系統(tǒng)支持設備巡檢、自動聯(lián)檢、自動告警，支持自動\手動生成維修工單，按類型、按會議室指派特定人員處理，為會議室設備健康全方位護航。
 

    新型智能會議管理平臺要順應智能建筑的風口，充分聯(lián)動和利用建筑智能化的特色，多方面、多維度進行設備聯(lián)動和人性化需求設計。打造集軟硬件設備于一體，多種智能設備協(xié)同運作的綜合可視化管理平臺，為會議的發(fā)起、召開、維護做全方位的保駕護航，才是貼合當代人們對會議應用需求的專業(yè)方案。